Condition Générale de Vente
Sommaire
- Prestations de Idé Prod
- Modalités de transmission des données par le client à Idé Prod
- Définition de la prestation Responsabilités
- Prix des solutions Idé prod et facturation
- Durée
- Résiliation du contrat pour manquement aux obligations
- Cession du contrat
- Confidentialité
- Contraintes techniques
- Force majeure
- Loi applicable
Conditions Générales de Vente
- Prestations d’Idé prod a)Prestations de paie
- Permettre au client d’adhérer à l’association en ligne
- Affilier le client aux différentes caisses si cela n’est pas déjà fait
- A partir des données communiquées par le client, par mail ou par le biais de la plateforme, réaliser et envoyer les DPAE à l’URSSAF, éditer les contrats de travail, d’éditer les bulletin de salaire, les envoyer aux salariés par courrier postal ou par voie dématérialisée via la solution Transat, envoyer les états de la paie au client, procéder aux déclarations sociales correspondantes.
- Permettre au client d’adhérer à l’association en ligne
- A partir des données communiquées par le client, par mail ou par le biais de la plateforme, constituer les équipes techniques et artistiques, réaliser toutes les formalités d’ embauche des équipes, éditer les contrats de travail, d’éditer les bulletin de salaire, les envoyer aux salariés ou les mettre à disposition sur la solution Transat, procéder aux déclarations sociales correspondantes.
- Modalités de transmission des données par le client de Idé Prod Le Client s’engage à transmettre à Idé Prod l’intégralité des éléments concernant l’établissement des bulletins de salaire :
- Définition de la prestation Idé Prod s’engage à fournir la (les) prestation(s) suivante(s)
- Idé Prod s’engage à transmettre au CIRSO (service informatique de l’URSSAF concernant les D.U.E.) les D.U.E. correspondantes.
- Chaque jour le Cirso retourne à Idé Prod des accusés de réception (dans un délai maximal de 5 jours francs) qui sont automatiquement consultables sur le compte du client permettant ainsi à celui-ci de vérifier la bonne transmission des D.U.E. saisi et la bonne réception par l’Urssaf de celles-ci.
- Idé Prod décline toutes responsabilités directes ou indirectes concernant la transmission des D.U.E. dans les délais obligatoires.
- En cas de panne du serveur internet, Idé Prod se charge de le remplacer sous 48 heures afin de permettre au client de procéder à la saisie dans le plus court délai. Il est précisé que Idé Prod se charge entièrement des paramétrages en cas de changement de législation. Toute modification de paramètres due à un changement de la législation ne sera pas facturée.
- Le client peut, quand il le souhaite, éditer et télécharger les contrats au format PDF.
- Le contenu des contrats est paramétré par Idé Prod dans un délai de 2 jours francs à compter de la date de demande du client et doit être contrôlé par le client avant sa transmission au salarié.
- Idé Prod décline ainsi toute responsabilité sur la légalité du contenu des contrats types que le client lui aurait fait paramétrer.
- Le client est tenu de faire contrôler la légalité de ses contrats par une personne habilitée.
- Le client reste entièrement responsable des informations inclus dans les contrats fournis aux salariés.
- Dans le mode délégatif, les DPAE sont envoyées à l’URSSAF au fil de l’eau. Les contrats sont édités dans les 48h qui suivent la demande du client par mail, à condition que Idé Prod dispose de toutes les données nécessaires à l’édition des contrats.
- Soit directement par mail
- Soit de façon automatique : sauf avis contraire de la part du client, toutes les DPAE transmises donnent lieu à une génération automatique des bulletins de paie (2 jours après la fin de la prestation : qui laisse le temps de prévenir Idé Prod si certains salariés étaient absents)
- D’établir les bulletins de paie
- De vérifier la correspondance des données variables du client avec les éléments des bulletins établis
- De déposer sur l’espace de stockage de la solution Transat ou d’envoyer par e mail des fichiers contenant : – Les bulletins originaux – Les attestations Pôle emploi des intermittents (AEM) Les certificats congés spectacles – Les bordereaux trimestriels de déclaration FNAS et FCAP Etats mensuels ou trimestriels (liste du personnel, état des charges) – Ecritures comptables pour intégration dans les logiciels, édition de fichiers de paiements des salaires par chèque ou virement – Edition des livres de paie, des états réduction Fillon Etats annuels (bordereaux de déclaration de la médecine du travail CMB, de la déclaration auprès des organismes de formation professionnelle AFDAS, de la déclaration d’assurance chômage, taxe d’apprentissage et taxe sur les salaires) – Etats justificatifs de réduction de cotisations et crédit d’impôts – Edition des documents de fin de contrat des permanents (attestation Pôle Emploi, certificat de travail, solde de tout compte) – Edition des attestations de salaire en cas de maladie, congé maternité, accident du travail…
- D’effectuer les Télédéclarations et télérèglements des charges sociales 5 jours avant la date d’exigibilité des cotisations : – DSN mensuelles (Urssaf, Audiens, Congés spectacles, Pôle emploi permanents, Impôts sur le revenu) – DSN événementiel (arrêt maladie, congé maternité…) – Pôle emploi mensuel (DUCS et AEM)
- Transfert d’un dossier de fichiers pdf (chaque fichier contenant : – un bulletin de paie – une AEM – un certificat congés spectacles par mail du client ou déposer sur le compte en ligne du client.
- Découpage du dossier par salarié, transfert des fichiers par salarié sur un coffre fort personnel
- Les versements des paies aux salariés
- La gestion des congés payés
- La gestion des numéros d’objet
- La gestion des visites médicales
- Les contentieux avec les caisses sociales pour non paiement des cotisations
- Responsabilités 1) de Idé Prod
- Prix des solutions Idé Prod et Facturation 1) Prix
- Durée Le contrat prend effet à la date de sa signature pour une durée indéterminée Le contrat se renouvelle chaque début de mois par tacite reconduction pour une durée d’un mois Chacune des parties peut mettre fin au présent contrat sans motif et sans préavis. La facturation de la prestation du mois en cours ne peut être remboursée et reste acquise à Idé prod dès lors que la prestation Idé prod a été effectuée. La rupture du présent contrat, quelle qu’en soit la cause, entraîne l’exigibilité immédiate de toutes les sommes dues à Idé Prod. Idé prod s’engage à restituer l’ensemble des informations concernant les données personnelles de paie.
- Résiliation du contrat pour manquement aux obligations En cas de non-respect de l’une quelconque des obligations prévues au contrat, et après mise en demeure par lettre recommandée avec avis de réception restée infructueuse pendant un délai d’un mois, le contrat pourra être résilié par l’une ou l’autre partie, nonobstant tous dommages et intérêts auxquels elle pourrait prétendre du fait des manquements susvisés.
- Cession du contrat Le contrat ne pourra en aucun cas faire l’objet d’une cession totale ou partielle, à titre onéreux ou gracieux, sans l’accord express de l’autre partie.
- Confidentialité Idé Prod s’engage à mettre en œuvre des mesures techniques et d’organisation appropriées pour protéger les données à caractère personnel.
- Contraintes techniques 1) configuration nécessaire pour les solutions Idé Prod
- Force Majeure Il y a force majeure en matière contractuelle lorsqu’un événement échappant au contrôle du débiteur, qui ne pouvait être raisonnablement prévu lors de la conclusion du contrat et dont les effets ne peuvent être évités par des mesures appropriées, empêche l’exécution de son obligation par le débiteur.
- Loi applicable Le contrat est régi par la loi française, et tout litige qui en résulterait devra être soumis au tribunal dont dépend le siège social de Idé Prod.
1) Soit par saisie directe sur la plateforme
Idé Prod met à la disposition du Client accès sécurisé via un mot de passe lui permettant via un formulaire de saisie de renseigner des différentes éléments variables des salaires à établir.
2) Soit par l’envoi de fichiers via la messagerie:
le client s’engage à envoyer la liste des salariés contenant les données essentielles à l’établissement de leurs bulletins de paie, chaque salarié sera défini par un matricule, le client s’engage à renvoyer de la même façon la liste mise à jour en cas de nouvelle entrée de salarié. Les données variables des paies pourront ensuite être envoyées par mail.
1) Pour tous en cas de besoin, Idé Prod s’engage à affilier la structure du client auprès des différentes caisses sociales et aux impôts (autorisation de prélèvement SEPA).
2) Chaque jour les DPAE (déclaration préalable à l’embauche) correspondantes aux nouvelles saisies sont transmises par e-mails cryptés au centre informatique de l’Urssaf, le jour d’envoi doit précéder la date d’embauche de minimum 1 jour à maximum 6 mois.
Idé Prod envoi à chaque salarié un lien pour se connecter à un coffre-fort numérique ou ont déposés ses documents de paie.
Archivage des documents dans un coffre fort numérique
Idé Prod s’engage à traiter tous les documents de paie, selon ce processus :
5) Reste à charge de l’employeur
Idé Prod s’engage à exécuter sa mission avec diligence et professionnalisme et selon les règles en vigueur dans sa profession. Idé Prod a une obligation de moyens. Idé Prod s’engage au respect d’une obligation de confidentialité en ce qui concerne le contenu de la mission, les informations et les documents communiqués par le Client. Idé Prod ne pourra être tenu pour responsable de la non-production d’une quelconque déclaration sociale dès lors que le client n’a pas validé en temps et en heure son formulaire de préparation de paie.
2)du client
Le client est seul en mesure de s’assurer de la validité de l’ensemble des données de paie qu’il fournit à Idé Prod par l’intermédiaire des formulaires de saisie mis à sa disposition sur la plateforme ou par mail. Cette transmission d’information est sous sa seule et unique responsabilité. En conséquence, Idé Prod ne pourra être tenu responsable d’une erreur de quelque nature que ce soit, du fait que l’information préalable est saisie par le client. Le client dispose d’un délai de huit jours pour contester les valeurs indiquées dans les documents administratifs (bulletins de paie, déclarations…). Le client garde l’entière responsabilité des déclarations hors délai, erronées ou incomplètes qui seraient de son fait. Le client doit s’assurer de la validité des cartes de séjour et cartes de travail, en cas d’emploi de salariés étrangers, et de la validité des attestations des visites médicales de ses salariés. Le client s’engage à transmettre sous 48h à Idé Prod tout document ou information qu’il aura reçu d’un organisme de protection sociale (URSSAF, Pôle Emploi, Retraite, Mutuelle, etc) ou des impôts et qui aurait un impact sur le traitement ou le paramétrage du dossier de paie (changement de taux AT, )
L’utilisation des services nécessitent d’être adhérant à Idé Prod.
Le prix de l’adhésion est révisable une fois par an, à la date anniversaire de l’inscription du client. Le montant à l’adhésion annuelle est indépendante de la solution choisie.
Paie : 3 forfaits sont disponibles, dont le détail et le prix est précisé sur la page détail des forfaits.
Option : le client peut ajouter plusieurs option à son forfait : envoi par courrier des bulletin de salaire et/ou contrats de travail aux salariés, reprise des bulletins de paie (facultative pour les intermittents, nécessaire pour les permanents entrés en cours d’année) , selon les tarifs précisé sur le site. Toutes prestation complémentaire sera facturée au taux horaire en vigueur.
2) Modalités de facturation et de règlement
Le compte du client est ouvert dès l’inscription à Idé Prod concrétisé par la réception du règlement correspondant aux frais d’adhésion annuelle, le paiement peut être fait par virement ou par carte bancaire. Les prestations sont facturées au moment du passage de la commande et sous condition que l’adhésion annuelle à l’association soit toujours en cours, par carte bancaire ou virement. Les frais bancaires engendrés par un impayé sont refacturés directement au client.
Sont assimilés à une cession du contrat : un apport partiel d’actif dans lequel le contrat est inclus, une cession de fonds de commerce, une fusion, une absorption, un changement de contrôle dans le capital social de la société signataire du contrat et d’une manière générale toute opération visant à faire changer le contrat de patrimoine.
Idé Prod s’engage à respecter les différentes données nominatives communiquées par le client conformément aux dispositions de la loi informatique et libertés.
Idé Prod s’engage à assurer l’hébergement et à assurer la sécurité de la base de données contenant les données de traitement.
Chacune des parties s’engage à faire respecter à son personnel, ses fournisseurs ou tiers intervenant la plus stricte confidentialité des opérations qu’elle réalise dans le cadre du présent service. Cette obligation ne s’applique pas pour le cas où une décision de justice impose à l’une des parties la fourniture de ces données. Cette obligation ne s’applique pas aux experts-comptables et aux commissaires aux comptes. Ceux-ci étant soumis au secret professionnel à l’égard de leurs clients, en vertu de l’article 378 du Code pénal. Idé Prod s’engage à mettre en œuvre des mesures techniques et d’organisation appropriées pour protéger les données
Le client est tenu de s’assurer que son matériel informatique est suffisamment puissant et conforme aux normes de sécurités actuelles. En particulier il devra disposer d’un navigateur supportant la sécurisation SSL 128 bits (par exemple, notamment : Internet Explorer v5, ou supérieur, Safari 4 ou supérieur, Firefox 3 ou supérieur…) Il devra posséder également un accès Internet qu’il pourra souscrire auprès d’un fournisseur d’accès de son choix.
2) Risques liés à internet
Le client déclare et garantit qu’il connaît parfaitement les caractéristiques et les contraintes de l’Internet, et notamment que les transmissions de données et d’informations sur l’Internet ne bénéficient que d’une fiabilité technique relative, celles-ci circulant sur des réseaux hétérogènes aux caractéristiques et capacités techniques diverses, qui perturbent l’accès ou le rendent impossible à certaines périodes. Idé Prod ne pourra en aucun cas être tenu responsable des dégâts accidentels ou volontaires subis par le client et provoqués ou non par des tiers. Idé prod ne pourra être tenu pour responsable des difficultés ou impossibilités d’accéder au serveur par le client et notamment en cas de coupure d’accès internet du client
3) Sauvegarde
Idé prod effectue une prestation de sauvegarde de l’ensemble des données qui est exécutée quotidiennement. Néanmoins, Idé prod ne peut être tenu pour responsable de la perte des données et du contenu des informations stockées, s’agissant d’une simple obligation de moyens. Idé Prod avertit expressément le client de devoir également stocker par lui-même les différents documents qu’il a pu demander et qui sont mis à sa disposition en téléchargement à partir du site.
Si l’empêchement est temporaire, l’exécution de l’obligation est suspendue à moins que le retard qui en résulterait ne justifie la résolution du contrat. Si l’empêchement est définitif, le contrat est résolu de plein droit et les parties sont libérées de leurs obligations dans les conditions prévues aux articles 1351 et 1351-1 du Code civil.
Aucune des deux parties ne sera tenue responsable du retard constaté en raison des événements de force majeure. En cas de force majeure, constatée par l’une des parties, celle-ci doit en informer l’autre partie par écrit dans les meilleurs délais.
Les délais prévus pour la réalisation de la prestation seront décalés en fonction de la durée du retard dû à la force majeure.